Адміністративний асистент, м. Київ

БФ «Право на захист» (Фонд) – всеукраїнський благодійний фонд, що діє в партнерстві з HIAS, глобальною організацією для надання допомоги біженцям. Фонд зосереджує діяльність на наданні допомоги внутрішньо переміщеним особам, особам, які потребують міжнародного захисту, особам без громадянства, особам з підвищеним ризиком безгромадянства та особам без документів. Фонд є виконавчим партнером Агентства ООН у справах біженців (UNHCR) і здійснює програми надання прямої правової допомоги по всій Україні і сприяє змінам в національній правовій базі, приведенню її у відповідність до міжнародних стандартів в галузі прав людини. Команда БФ «Право на захист» складається з понад 150 співробітників у 13 містах України, в тому числі на територіях, прилеглих до зони конфлікту на сході України.

Під координацією фінансово-адміністративного директора адміністративний асистент:

  • здійснюватиме бронювання готелів, бронювання та викуп проїзних документів, контролювати наявність та коректність оформлення листів погодження відряджень та інших пов’язаних із відрядженнями документів; готувати накази на відрядження;
  • надаватиме консультативну та адміністративну підтримку персоналу проекту з приводу оформлення віз, ідентифікаційних документів, візитівок, та інших документів, пов’язаних з персоналом проекту;
  • надаватиме підтримку та/або інформацію запрошеним у проект зовнішнім експертам, візитерам, учасникам місій, делегацій, представникам донора по їх запитах;
  • надаватиме консультативну підтримку та замовляти поставку товарів для споживання у офісі, послуг;
  • суворо дотримуючись закупівельних процедур Замовника, братиме участь у закупівельних заходах, включаючи моніторинг ринків та учасників; запити котирувань (RFQs); запити прийняти участь у конкурсному відборі постачальників (ITBs); відкриті тендери (RFPs); приймати пропозиції постачальників, здійснювати їх оцінку; приймати участь у перемовинах з постачальниками;
  • проводитиме інвентаризацію активів, документальне переміщення;
  • підтримуватиме в робочому стані систему реєстрації документів; поширюватиме серед персоналу проекту інформацію про нормативи та порядок заповнення документів, звітів, підготовки кореспонденції, технічної документації, програмних та проектних планів тощо;
  • готуватиме протоколи засідань, зустрічей, відстежуватиме виконання завдань, призначених керівними особами та органами проекту; складатиме накази по основній діяльності щодо проведення заходів, зустрічей, тощо;
  • підтримуватиме та регулярно оновлювати бази даних персоналу проекту (паперову та інформаційну);
  • підтримуватиме систему реєстрації та обліку робочого часу працівників, реєстрі участі у семінарах, конференціях, зустрічах;
  • своєчасно ініціюватиме продовження чи припинення контрактів (з персоналом, закупівельних, оренди офісних приміщень тощо);
  • перевірятиме якість первинних бухгалтерських та внутрішніх документів;
  • здійснюватиме контроль реєстрів пересування персоналу автотранспортом (vehicle daily logs) та споживання палива, оновлювати систему обліку з цього приводу;
  • братиме участь у веб-зустрічах, нарадах, зборах, та розповсюджуватиме отриману на зустрічах інформацію;
  • забезпечуватиме взаємодію з провайдерами послуг, постачальниками товарів у ході підготовки семінарів, робочих зустрічей, тренінгів.
  • вища освіта;
  • досвід роботи фахівцем з адміністративної, фінансової, закупівельної роботи мінімум 1 рік;
  • вільне володіння українською, російською та англійською мовами;
  • хороші комунікаційні навички;
  • бажаний досвід роботи в НДО (не обов’язково);
  • виваженість;
  • толерантність;
  • креативність;
  • стресостійкість;
  • вміння ставити пріоритети;
  • самоорганізованість;
  • досвід роботи з комп’ютером (Word, Excel, PowerPoint);
  • бажання навчатися та набувати нових навичок.