Оцифрування технічної документації: внутрішні виклики в Україні та міжнародний досвід

Оцифрування технічної документації: внутрішні виклики в Україні та

міжнародний досвід 

В сучасному світі інформаційних технологій та цифровізації, оцифрування архівів виступає однією з основних стратегічних ліній розвитку багатьох країн. Це не просто технічний процес переведення паперових документів у електронний формат, але й ключовий механізм, який сприяє збереженню національної спадщини, забезпеченню швидкого та легкого доступу до інформації, а також гарантує її захист від фізичного знищення або пошкодження.

Для України, країни, що переживає складний період у своїй історії, пов'язаний зі збройною агресією, питання збереження та доступу до паперових архівів набуває особливої актуальності. Втрата, пошкодження або знищення таких документів призводить не тільки до невідновимої втрати частини культурної та історичної спадщини країни, але й зумовлює юридичну невизначеність та втрату доказової бази в ключових питаннях, як-от право власності. Однак навіть до початку військових дій система державної реєстрації в Україні стикалась із численними викликами. В контексті аналізу ринку права власності на нерухоме майно, до основним з них можна віднести:

  • недоліки в нормативному регулюванні робіт із технічної інвентаризації певних категорій об’єктів;
  • обмежений доступ до архівних матеріалів попередніх технічних інвентаризацій та труднощі із доступом до конкретних даних;
  • виклики при перевірці інформації щодо речових прав, створених до 2012 року;
  • проблеми з адресацією та ідентифікацією місця розташування об’єктів;
  • ризики підробки технічних документів;
  • можливе зловживання адміністративними повноваженнями в роботі комунальних бюро технічної інвентаризації (БТІ).
  • Важливо також звернути увагу на історичний контекст. З 50-х років минулого сторіччя до 2013 року відповідальність за технічну інвентаризацію об’єктів нерухомості лежала на комунальних бюро технічної інвентаризації. За цей час було сформовано архіви, що містять паперові документи різної якості та надійності, які зібрані та зберігаються численними організаціями, як комунальної, так і приватної власності. Ця неоднорідність та відсутність централізованої бази даних ускладнюють доступ до інформації, викривлюють ринкові умови та викликають конфлікти між учасниками ринку технічної інвентаризації. 
  • І в цьому контексті оцифрування архівів не лише відповідає на актуальні виклики, але й виступає як ключовий фактор стратегічної безпеки і стабільності держави.
  • Питання захисту права власності і допомоги тим, хто зазнав збитків через воєнні дії,  постало перед Україною ще в 2014 році, однак комплексний механізм  надання компенсації за пошкодження та знищення об’єктів нерухомого майна внаслідок збройної агресії було створено лише нещодавно і він досі стикається із багатьма викликами.

Україна з 2013 року почала процес вдосконалення системи реєстрації речових прав на нерухоме майно, проте не всі ініціативи були реалізовані на практиці ефективно, особливо в умовах триваючої збройної агресії.

Після внесення відповідних змін до Закону “Про державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень”, з 1 січня 2013 року в Україні запрацювала нова система державної реєстрації речових прав на нерухоме майно.

Кабінет Міністрів України  розпорядженням від 4 лютого 2013 року №47, зокрема, рекомендував органам місцевого самоврядування вирішити у встановленому законодавством порядку питання передачі органам державної реєстрації прав матеріалів технічної інвентаризації, реєстраційних книг, а також архівних справ. Того ж 2013 року Верховна Рада України прийняла у першому читанні проєкт Закону “Про внесення змін до деяких законодавчих актів України (щодо вдосконалення врегулювання відносин на об’єкти нерухомого майна)”, який, зокрема, передбачав передачу архівів БТІ Державній реєстраційній службі протягом 3 місяців. А тодішній голова Укрдержреєстру заявляв, що оцифрує всі архіви БТІ. 

Однак вже наступного року зазначений законопроєкт був відхилений і знятий з розгляду, а Кабінет Міністрів України 21 січня 2015 р. ухвалив рішення ліквідувати Державну реєстраційну службу (ДРС), передавши її завдання і функції  до Міністерства юстиції України. 

Після ліквідації ДРС створився певний вакуум в управлінні системою реєстрації, а відсутність чіткої централізованої системи спричинила затримки та ускладнення процедур оцифрування.

Тільки у 2020 році Міністерство юстиції України анонсувало розробку проєкту “Електронний архів БТІ” та повідомило про перемовини з громадами і місцевою владою для його втілення. Важливо, що в анонсі було зазначено, що оцифрування 100% відомостей про зареєстроване нерухоме майно є запорукою ефективного захисту громадян і бізнесу від шахрайських дій, підробки документів. Реалізація цього проєкту дозволила би забезпечити внесення повних даних про об’єкти нерухомості, розташованих на території України, до єдиної електронної бази даних та прозорість дій з об’єктами нерухомого майна.

У 2021 році Міністерство юстиції України в співпраці з Міністерством цифрової трансформації України запропонувало новий експериментальний проєкт, спрямований на цифровізацію інформації з паперових носіїв, яка міститься у комунальних підприємствах БТІ. Метою цього проєкту було забезпечення автоматизованого обміну відомостями між державним реєстратором або нотаріусом та БТІ.

Дана ініціатива отримала правове втілення в постанові Кабінету Міністрів України від 28 квітня 2021 року №509 (далі - постанова №509). У цій постанові комунальним підприємствам БТІ рекомендувалося активно долучитися до процесу цифровізації, зокрема тим, які до 2013 року виконували повноваження з державної реєстрації права власності на нерухомість. Додатково, постанова закликала органи місцевого самоврядування, які є засновниками цих підприємств, вжити заходів до сприяння впровадженню зазначеного експериментального проєкту.

Однак ці спроби здійснити оцифрування даних в рамках "Електронного архіву БТІ" та впровадження експериметального проєкту вочевидь зіштовхнулися з перепонами, пов'язаними з політичними, економічними та соціальними аспектами.

На нашу думку, в перше, ініціатива Міністерства юстиції України, що зробила акцент на добровільній участі місцевої влади та БТІ у проєктах оцифровки, зіткнулася з рядом викликів, зокрема:

  • - мотивація участі: БТІ, можливо, не бачили безпосередньої користі від активної участі в проєкті, побоюючись витрат чи ризиків, пов'язаних з впровадженням нових систем;
  • - технічна готовність: не всі БТІ мали достатньо технічних ресурсів та компетенцій для успішної участі в процесі цифрової трансформації;
  • - організаційна адаптація: впровадження інноваційних систем могло потребувати корекції існуючих робочих процесів, що, можливо, викликало опір з боку персоналу.

Вдруге, оцифровування технічної документації із права власності на нерухоме майно стикнулось із низкою викликів, які стали особливо помітними у світлі подій 24 лютого 2022 року. У травні 2023 року БФ “Право на захист” намагався визначити ступінь виконання рекомендацій з оцифровки, направивши запит до обласних рад і обласних державних адміністрацій. Майже всі відповіді можна звести до того, що додаткова спроба оцифровки виявилися нефектиною через ряд об'єктивних причин, таких як:

  • - фінансові обмеження: недостатнє фінансування та відсутність методологічних та технічних ресурсів додавали складності;

- експертна база: відсутність кваліфікованих спеціалістів, які б могли керувати процесом оцифровки;

- внутрішній опір: самі БТІ могли проявляти супротив реформам, вбачаючи в них загрозу існуючому порядку роботи.

Зрештою, на фоні децентралізації та збільшення автономності місцевої влади, можна було виявити і певні інституційні проблеми співпраці з виконавчими органами держави.

До того ж, в умовах постійної зміни правового ландшафту України, особливо в контексті реформ у сфері державної реєстрації речових прав на нерухоме майно та децентралізації, місцеві органи влади часто опиняються у складних ситуаціях. З одного боку, існує велика кількість нормативно-правових актів, які потребують постійного моніторингу, систематизації та кодифікації. Це створює виклики для регулярного оновлення баз даних та утримання їх у актуальному стані.

З іншого боку, місцеві органи влади, що вже і так зазнають недостатнього фінансування, стикаються з проблемою нестачі кваліфікованих кадрів. Це, у свою чергу, призводить до ситуацій, коли чиновники не завжди володіють актуальною інформацією про діюче законодавство, що може мати серйозні наслідки для громадян. 

Деякі важливі, особливо в умовах збройної агресії, нормативні документи, включаючи Порядок забезпечення евакуації, зберігання та знищення документів в умовах особливого періоду, затверджений наказом Мін'юсту від 7 жовтня 2019 року № 3194/5, ймовірно, був також недостатньо відомим деяким місцевим органам влади, а враховуючи повномасштабне вторгнення російської федерації, з'явилася додаткова потреба його перегляду та адаптації до нових умов. Однак слабка комунікація між центральною та місцевою владами могла призвести до недостатнього інформування стосовно таких важливих документів, що, в свою чергу, ускладнило своєчасне реагування на нові виклики.

Також варто звернути увагу на той факт, що велика кількість правових актів та їхнє часте оновлення призводить до того, що державні службовці  фізично не мають змоги встигнути відслідкувати і опрацювати  всі зміни. І це не лише питання професійної підготовки, але і ресурсів, які вони мають у своєму розпорядженні.

Отже, є беззаперечна потреба в комплексному підході до вирішення цієї проблеми: від розробки механізмів систематизації нормативно-правових актів до забезпечення місцевих органів влади необхідними ресурсами, підвищення кваліфікації їхніх співробітників та підсилення комунікації між центральними та місцевими органами влади і, звичайно, повсюдної цифровізації. 

Саме в контексті цифровізації і важливості електронного документообігу виникає актуальна проблема опрацювання паперових документів, бо паперові документи мають ряд істотних недоліків. 

По-перше, паперова форма значно ускладнює процес отримання, обробки та доступу до інформації. В порівнянні з електронними носіями, де пошук конкретної інформації може займати лічені секунди, при роботі з паперовими документами цей процес може бути дуже часозатратним.

По-друге, створення безпечних умов для фізичного зберігання паперових архівів у зонах бойових дій або неподалік фронтових ліній вимагає значних зусиль та інвестицій. У зв'язку з ризиком пошкодження або знищення документів через воєнні дії, для забезпечення їхньої цілісності та безпеки необхідно створювати спеціалізовані захищені сховища. Такі сховища повинні бути обладнані відповідними системами захисту від вогню, води та інших потенційних загроз, що значно збільшує фінансові та логістичні витрати.

Крім фізичного зберігання, важливо також забезпечити належний режим охорони, оскільки паперові архіви можуть стати об'єктом цілеспрямованих диверсій або пограбувань у ході воєнних дій. Все це збільшує необхідність у переході до електронних систем архівування, які при правильній організації забезпечують більш високий рівень захисту від зовнішніх загроз, мінімізують ризик втрати інформації та водночас зменшують витрати на їх зберігання та обслуговування. Крім того, друк, укомплектування та зберігання паперової документації вимагають фінансових витрат, які можна було б уникнути при використанні електронних систем.

По-третє, паперові документи є неекологічними. Виробництво паперу справляє негативний вплив на довкілля через вирубування лісів, водоспоживання та викиди в атмосферу. Електронний документообіг має значно менший вуглецевий слід.

По-четверте, паперові документи легше підробити, втратити чи пошкодити, що робить їх менш надійними в порівнянні з електронними записами, які можуть мати вбудовані системи безпеки.

З урахуванням вищезгаданих факторів стає зрозумілим, що паперова документація є серйозною перешкодою на шляху ефективної та прозорої роботи органів влади, особливо в контексті сучасних викликів та потреб суспільства.

Однак не слід забувати і про те, що в сучасних умовах, коли цифрова трансформація стає однією з ключових площин розвитку суспільства, інформаційна безпека набуває особливої актуальності. Оцифрована інформація, яка містить документи, дані та інші важливі архіви, може стати мішенню для зловмисників, що мають на меті завдати шкоди національній безпеці, стабільності та економіці країни.

Технічна документація із права власності на нерухоме майно наразі відіграє ключову роль в житті громадян, державних органів та бізнес-середовища, а отже, її обробка, зберігання та передача мають бути максимально ефективними та безпечними.

  • Намагання реформувати сферу технічної інвентаризації знайшли своє відображення у постанові Кабінету Міністрів України від 12 травня 2023  №488 “Деякі питання проведення технічної інвентаризації”.
  • Зазначена постанова є ключовим кроком у реформуванні сфери технічної інвентаризації, спрямованим на інтеграцію цифрових технологій та оптимізацію управління нерухомим майном. Центральним елементом цих змін є розпочате в 2021 році впровадження Єдиної державної електронної системи у сфері будівництва, що має на меті забезпечення єдності та доступності даних про об'єкти нерухомості.
  • Систематизація інвентаризаційних даних в електронному форматі сприятиме підвищенню ефективності процесів ведення обліку та зменшення бюрократичних бар'єрів. Таке оновлення процедур є особливо актуальним у контексті загальної тенденції цифровізації державних послуг. Однак юридичною прогалиною залишається відсутність деталізованої процедури та технічних вимог до оцифрування паперових архівів та їх належного включення до електронної системи. Це може призвести до ризику втрати важливої інформації та неможливості здійснення ефективного доступу до даних у майбутньому.

Естонський досвід цифровізації управління нерухомістю та земельними ресурсами

На сьогодні Естонія виступає лідером серед країн ЄС у сфері цифровізації та є першою у світі за рівнем цифрової участі громадян. Естонська політика цифровізації, яка розпочалася на початку 90-х років після відновлення незалежності країни, стала взірцем для впровадження цифрових рішень у сфері урядування в інших країнах Європи. Вже на початку 2000-х, Естонський Уряд в активній співпраці з бізнесом, громадянським суспільством та міжнародними партнерами зміг запровадити такі цифрові інструменти як електронні ID-Картки та система електронних виборів. Крім того, запроваджене у 2014-році Е-Резиденство (E-Residency) надає іноземцям доступ до частини електронних державних послуг, які доступні громадянам Естонії, зокрема можливість створення юридичної особи на території Естонії без необхідності відвідувати країну.

Естонський земельний реєстр виступає одним з прикладів комплексного підходу до цифровізації  галузі управління нерухомістю та земельними ресурсами. Робота над реєстром розпочалася у 2002 році під егідою Міністерства юстиції Естонії. Відповідальність за розробку реєстру було покладено на Центр Реєстрів та Інформаційних Систем (RIK) – агенцію Мін'юсту Естонії, яка відповідає за розробку та підтримку роботи цифрових інструментів у сфері державного управління та судочинства. В жовтні 2005-го року було запущено e-Land – цифровий реєстр майнових прав на нерухомість.

Законодавчою базою для функціонування реєстру виступає Закон про земельні кадастри (Land Register Act). Закон створює комплексну правову основу для ведення земельних кадастрів, забезпечуючи прозорість та правову визначеність в управлінні нерухомим майном. Ця законодавча підтримка має вирішальне значення для забезпечення надійності та автентичності цифрового реєстру, надаючи йому таку саму правову силу, як і традиційним паперовим документам.

Відповідно до Закону, реєстр e-Land знаходиться у віданні Міністерства юстиції Естонії та адмініструється судами місцевого рівня. Також 13 реєстраційних відділів, що діють при 4 судах регіонально рівня відповідають за внесення інформації до цифрового реєстру.

Система e-Land містить детальну та структуровану інформацію про нерухоме майно. Сюди входить номер об'єкта нерухомості, відомості про відділ земельного кадастру, який відповідає за об'єкт, назва об'єкта, тип та унікальний кадастровий код. У ньому також вказано цільове призначення та місцезнаходження об'єкта нерухомості, а також його розмір. Реєстр містить інформацію про обмежені права власності, поточного власника, сервітути, іпотеку, права користування, переважні права та будь-які попередні записи, пов'язані з нерухомістю.

Запровадження цифрового обміну інформацією значно спростило робочі процеси для адміністраторів реєстру. Обмін інформацією між реєстраторами здійснюється виключно в електронному варіанті через урядову інформаційну систему X-Road. Структура цифрового реєстру майнових прав дозволяє отримувати інформацію з інших інформаційних систем, таких як земельний кадастр, реєстр підприємств, демографічний реєстр та система електронного нотаріату. Доступ нотаріусів до реєстру відбувається виключно в електронній формі, без використання паперових носіїв. Нотаріуси вносять інформацію до реєстру та отримують витяги з нього через додаток E-notary

Стратегічним кроком в сфері захисту даних про нерухомість стала інтеграція технології блокчейн до сфери державних електронних послуг. Такий підхід дозволяє захистити реєстр від внесення несанкціонованих змін та дозволяє верифікувати і відстежувати усі дії, які здійснювались щодо реєстру. 

Доступ до системи E-Land розроблений таким чином, щоб бути зручним і безпечним для користувачів. Громадяни можуть безкоштовно переглядати документи земельного кадастру, дозволяти іншим особам переглядати документи, замовляти послуги з оцифрування та отримувати доступ до платних даних про земельну власність. Для користування послугою необхідна автентифікація за допомогою посвідчення особи або онлайн-банкінгу, що забезпечує безпечний та санкціонований доступ.

Для користувачів, яким дані про нерухоме майно потрібні нечасто, на порталі можна робити індивідуальні запити без будь-якої формальної угоди. Однак для тих, кому регулярно потрібні великі обсяги даних, наприклад, компаніям та установам, необхідна реєстрація в якості клієнта е-Land. Усі дані, видані е-Land, мають юридичну силу, що гарантує надійність і точність наданої інформації.

Цифрова трансформація документації з прав власності в Грузії

За останні роки у Грузії відбулися значні зміни у системі документування прав власності. Країна, відома своєю сучасною цифровою системою реєстрації земельних ділянок, перейшла від паперового документообігу до спрощеної цифрової системи. Цей перехід не лише підвищив ефективність та прозорість реєстрації прав власності, а також  значно знизив рівень корупції під час здійснення операцій щодо нерухомого майна. 

Протягом тривалого часу у Грузії переважала паперова система збору та обробки даних з прав власності. Така застаріла система  сприяла виникненню багатьох помилок через людський фактор і технічних недоліків, що призводило до затримок у реєстраційному процесі. Відповідальним за впровадження цифрових рішень в сфері державної реєстрації було призначено Національне агентство публічного реєстру (далі- НАПР). 

Цифрова трансформація процесу реєстрації прав власності ознаменувала значний перехід від паперових операцій до ефективнішої та прозорішої цифрової платформи. Ця трансформація сприяла розробці та запуску загальнонаціональної системної реформи  реєстрації майнових прав на земельні ділянки, зміцненню таких прав, а також спрощенню самого процесу реєстрації прав на землю.

Шлях Грузії до оцифрування документації щодо права власності розпочався у         2007 році за підтримки Агентства США з міжнародного розвитку. Його метою було підвищення репутації країни як інвестиційного партнера та покращення бізнес-середовища країни для зовнішніх агентів. Згідно з даними дослідження Світового банку «Ведення бізнесу» Грузія значно підвищила власну спроможність прийняття інвестицій, що свідчить про її прагнення створити сприятливе економічне середовище для ведення бізнесу.

Незважаючи на позитивні зміни, спричинені цифровізацією, суперечностей та  недоліків уникнути не вдалося. Коаліція неурядових організацій на чолі з “Transparency International Грузія” здійснила  розслідування за річними даними, яке виявило випадки несанкціонованого переходу прав власності під час процесу оцифрування. Такі зміни в цифровій документації були помічені стосовно об’єктів нерухомості в курортних регіонах Грузії, де за підтримки уряду впроваджувались масштабні інфраструктурні проекти,  що викликало занепокоєння громадськості щодо потенційних порушень прав власності.

Задля подолання цих викликів, в 2016 році було впроваджено технологію блокчейн, яка унеможливлює внесення несанкціонованих змін до документації, що зберігається в реєстрі. Для втілення планів щодо запровадження технології блокчейн, уряд Грузії залучив компанію Bitfury, що спеціалізується на розробці програмного забезпечення для захисту криптовалютних операцій. 

 Таке нововведення дозволило значно підвищити безпеку та прозорість документації щодо прав власності. Однак при цьому не відбулося жодних значних позитивних  змін у громадській думці щодо питання корупції під час операцій щодо майнових прав на земельні ділянки.

У відповідь на зазначені виклики НАПР розпочало роботу над оптимізацією процесу. У 2020 році агентство розробило веб-портал земельної реєстрації, який слугує центром збору даних, що пропонує інтерактивні карти, передбачає можливість подання заявок у режимі онлайн та ознайомлення із публічною інформацією. Крім того, було запроваджено систему електронного протоколу, який дозволяє перевіряти інформацію в режимі реального часу, виявляти можливі збіги з іншими земельними ділянками та створювати кадастрові креслення з реєстраційними даними.

Цифрова трансформація документації з прав власності в Грузії мала приголомшливий успіх, зробивши реєстрацію прав власності швидшою, дешевшою та прозорішою. Це досягнення є результатом довгострокових зусиль, спрямованих на створення надійної правової бази, впровадження цифрових технологій та створення сприятливого бізнес-середовища. Незважаючи на те, що виклики та суперечності зберігаються, відданість країни покращенню процедур документообігу прав власності та зменшенню корупції залишається непохитною. Досвід Грузії слугує прикладом того, як діджиталізація може суттєво вплинути на національну систему реєстрації права власності, приносячи позитивний результат як громадянам, так і інвесторам.

Висновки

Процес оцифрування технічної документації з права власності на нерухомість, хоча й обіцяє численні переваги, вимагає глибокого аналізу та обережного підходу до його реалізації, з основним фокусом на забезпеченні якості, безпеки та доступності інформації.

У ході аналітичного огляду було визначено ключові вектори для підвищення ефективності процесів оцифровки та реєстрації прав на нерухоме майно в умовах воєнного стану, що вимагають негайного реагування на державному рівні. На основі здобутих даних та аналізу міжнародного досвіду, рекомендується здійснити наступні дії:

Міністерству юстиції України:

  • підготувати комплексні зміни до нормативно-правової бази, що передбачатимуть:
  • актуалізацію переліку документів, які можуть використовуватися для реєстрації права власності на нерухоме майно під час воєнного стану, з урахуванням потреби максимальної доступності та зручності для громадян, які втратили оригінальні документи, з одного боку, та необхідності убезпечення цього процесу від будь-яких зловживань та порушень, з іншого боку;
  • оптимізацію та спрощення судової процедури визнання права власності на нерухомість, щоб ефективно реагувати на випадки, коли документальні підтвердження права власності втрачені або пошкоджені внаслідок військових дій;
  • спрощення механізмів реєстрації права власності на нерухоме майно, що сприятиме швидкому відновленню правового статусу майна громадян, постраждалих від війни (у тому числі забезпечити пільгове або безкоштовне виготовлення технічних паспортів та довідок для осіб, які постраждали від збройної агресії, через внесення змін до відповідних нормативних актів, щоб усунути фінансовий тягар з постраждалих громадян).

Міністерству юстиції України, Міністерству розвитку громад, територій та інфраструктури України:

  • - розробити детальний алгоритм оцифрування документів, що враховує їх хронологічну та тематичну класифікацію, забезпечуючи цілісність даних під час перенесення в електронний формат;
  • - встановити чіткі стандарти якості сканування та вимоги до електронного зберігання документів, особливо тих, що мають історичну цінність або становлять державну таємницю (спільно з Міністерством цифрової трансформації України);
  • - забезпечити належне фінансування та технічну підтримку для оцифрування архівів, враховуючи необхідність зберігання паперових версій протягом встановленого десятирічного терміну;
  • - впровадити систему моніторингу та аудиту процесу оцифрування, щоб гарантувати прозорість і відповідність встановленим процедурам.

Міністерству цифрової трансформації України:

  • розробити та ініціювати електронні курси та навчальні програми для державних службовців та фахівців, які залучені до процесу оцифрування архівів та ведення електронних реєстрів;
  • інтенсифікувати процеси впровадження Єдиної державної електронної системи у сфері будівництва, забезпечуючи інтеграцію оцифрованих архівів, які стосуються прав власності;
  • забезпечити належний рівень інформаційної безпеки даних в системах оцифрування, що стане запорукою довіри громадян;
  • сприяти Мін'юсту та Мінінфраструктури у процесі оцифрування архівів шляхом розробки відповідних інформаційних систем та надання технічного супроводу.

Загальні зауваження та специфічні рекомендації:

  • Важливо запровадити такі процедури оцифрування документації, при яких особлива увага приділятиметься  забезпеченню безпеки та конфіденційності архівних даних під час їх оцифрування та зберігання.
  • Необхідно визначити механізми контролю та аудиту процесів оцифрування, щоб запобігти можливим фальсифікаціям та зловживанням.

- Необхідно посилити координацію між міністерствами та місцевими органами влади для створення єдиної централізованої системи оцифрування, яка б забезпечила цілісний підхід та взаємодію на всіх рівнях.

- Впровадження ефективних антикорупційних заходів повинно стати невід’ємною частиною процесу цифровізації, що допоможе запобігти зловживанням та підвищить довіру громадян до державних інституцій.

- Важливо враховувати мінливість умов, зокрема воєнний стан, під час розробки нормативно-правових актів та процедур, щоб забезпечити адаптивність та гнучкість системи оцифровки.

- Необхідно врахувати фінансову складову та забезпечити наявність фінансових ресурсів для покриття необхідних витрат. Інтенсивне впровадження електронних систем  на місцевому та галузевих рівнях, хоча і може призвести до оптимізації низки процесів, передбачає певні витрати.

На початковому етапі створення систем вимагає істотних капіталовкладень в їх розробку, адаптацію та впровадження. Ці кошти, як правило, спрямовуються з місцевих бюджетів. Проте, що ще важливіше, після запуску таких систем їх подальша підтримка, оновлення та модернізація також вимагають постійних фінансових витрат.

З іншого боку, користувачам цих систем також доведеться витрачати додаткові ресурси. Процес адаптації до нових електронних систем вимагає часу та зусиль, а також може потребувати додаткового навчання. Особливо це важливо для осіб старшого покоління, які можуть відчувати певні труднощі при освоєнні нових технологій.

Тому, зосереджуючись на суті виклику, слід зазначити, що  оцифрування архівів БТІ є критично важливим кроком на шляху до забезпечення прозорості та доступності інформації про права власності на нерухоме майно. Впровадження цифрових рішень в цей сегмент суттєво підвищить ефективність управління нерухомістю, гарантуватиме правову захищеність власників та зменшить ризики для інвесторів.

Щоб досягти цих цілей, необхідно вивчити міжнародний досвід. Дослідження практик країн, які вже впровадили подібні системи, дозволить уникнути типових помилок та вибудувати оптимальну модель цифровізації. Приклади Естонії, де електронні реєстри стали основою національної електронної управлінської системи, або Грузії, де реформа кадастрової системи забезпечила високий рівень прозорості, можуть стати  орієнтирами на цьому шляху.

Ключ до успіху — в скоординованих діях державних інституцій, які повинні працювати як єдиний механізм. Історія свідчить, що розрізненість і відсутність єдності призводять до дублювання зусиль та розмивання відповідальності. Тому, взаємодія між центральною владою та місцевими громадами має бути злагодженою та бездоганною.

Не менш важливим є і залучення громадськості. Прозорість та відкритий доступ до інформації про права власності не тільки зміцнюють довіру громадян до держави, але й сприяють створенню більш активного громадського суспільства, здатного допомагати у виявленні та вирішенні проблем.

Отже, наші дії мають бути спрямовані на реалізацію комплексного підходу, який об'єднує найкращі світові практики, технологічні нововведення та глибоке розуміння національної специфіки. Використання цифрових інструментів має стати не просто інновацією, але основою для формування нової, справедливої та ефективної системи управління майном, яка відповідає найвищим стандартам і водночас служить інтересам кожного громадянина України.

Цей матеріал підготовлено за фінансової підтримки Європейського Союзу. Зміст цього матеріалу/статті/публікації є виключною відповідальністю БФ «Право на захист», і не обов'язково відображає позицію Європейського Союзу та Норвезької ради у справах біженців. Ані Європейський Союз, ані Норвезька рада у справах біженців не несуть за неї відповідальність.