Запрошення до участі у тендері з вибору місця проведення тренінгів та 2х додаткових заходів, що включатимуть оренду конференц-зал, технічне забезпечення та харчування учасників в м. Харків

Шановні партнери!

Благодійна організація «БЛАГОДІЙНИЙ ФОНД «ПРАВО НА ЗАХИСТ» запрошує Вас до участі в тендері з вибору місця проведення тренінгів та 2х додаткових заходів, що включатимуть оренду конференц-зал, технічне забезпечення та харчування учасників харчування учасників в м. Харків.

1. Тренінги заплановані протягом 8 тижнів (з одним пропущеним тижнем) виключно у вихідні дні:

  • 02.09 - з 10:30 до 17:00, 03.09 - з 09:00 до 15:30;
  • 09.09 - з 09:00 до 17:00, 10.09 - з 09:00 до 17:00;
  • 16.09 - з 09:00 до 17:00, 17.09 - з 09:00 до 17:00;
  • 23.09 - з 09:00 до 17:00, 24.09 - з 09:00 до 17:00;
  • 30.09 - з 09:00 до 17:00, 01.10 - з 09:00 до 17:00;
  • 07.10 - з 09:00 до 17:00, 08.10 - з 09:00 до 17:00;
  • 14.10 - з 09:00 до 17:00, 15.10 - з 09:00 до 17:00;
  • 21-22.10 – пропуск;
  • 28.10 - з 09:00 до 17:00, 29.10 - з 09:00 до 17:00.

Приміщення для тренінгів має бути оснащене:

1. Проектором та дошкою для проектору, виходом для підключення ноутбуку до проектору,
2. Зручними стільцями, з можливістю розсадки людей способом “класна кімната”, можливістю додавати та прибирати столи для занять.

Приміщення повинно знаходитись на 0 або -1 поверсі, що забезпечує безпеку учасників курсу, поряд із приміщення (на відстані 500-1000 метрів) не має бути важливих інфраструктурних або військових об’єктів.

Має бути можливість проведення кава-брейків та обідів в тому ж залі або в цій же будівлі.

2. Додатково протягом цього періоду необхідна зала для організації 2 заходів, а саме:

Зала на 70-80 осіб, не вище 2го поверху, в тій же будівлі або у пішій доступності від неї.
02.09 - з 9:00 до 10:30 - Офіційне відкриття проєкту,
15.09 - з 17:00 до 20:00 - Захід із мережування учасників (нетворкінг).

Приміщення для 2х додаткових заходів має бути оснащене:

  • проектором та дошкою для проектору,
  • виходом для підключення ноутбуку до проектору,
  • мікрофоном та колонками,
  • зручними стільцями з розсадкою людей амфітеатром – тільки на 02.09,
  • фуршетними високими столами - тільки на 15.09,
  • місцем під діджейський пульт (пульт надається окремою організацією) з можливістю підключення цього пульту до колонок (які мають бути в приміщенні) - тільки на 15.09.

Розклад та детальний опис всієї програми:

02 вересня:
1. 9:00-10:30 Оренда просторої конференц-зали для проведення офіційного відкриття на 70-80 осіб (з можливістю вільно переміщатися). Розміщення без столів, стільці театром. Зала обладнана проектором та екраном, колонками, мікрофоном.
2. 9:00-9:30 Кава-брейк на 70-80 осіб.
3. 10:30-17:00. Оренда просторої конференц-зали для проведення заняття на 25 осіб (з можливістю учасникам працювати в групах та вільно переміщатися). Розсадка людей “класна кімната”, з можливістю додавати та прибирати столи для занять. Зала обладнана проектором та екраном, колонками, мікрофоном, фліпчартом та комплектуючими. Вода в пляшках негазована 0,5 л - 50 шт, але краще надати кулер з негазованою водою у вільному доступі біля приміщення, де будуть проходити навчання (наповнення кулеру питною водою покладається на підрядника).
4. 11:30-12:30 Кава-брейк на 25 осіб
5. 11:30-14:30 Обід на 25 осіб
6. 15:15-15:45 Кава-брейк на 25 осіб

03 вересня:
1. 09:00-15:30. Оренда просторої конференц-зали для проведення заняття на 25 осіб (з можливістю учасникам працювати в групах та вільно переміщатися). Розсадка людей “класна кімната”, з можливістю додавати та прибирати столи для занять. Зала обладнана проектором та екраном, колонками, мікрофоном, фліпчартом та комплектуючими. Вода в пляшках негазована 0,5 л - 50 шт, але краще надати кулер з негазованою водою у вільному доступі біля приміщення, де будуть проходити навчання (наповнення кулеру питною водою покладається на підрядника).
2. 10:30-11:00 Кава-брейк на 25 осіб
3. 12:30-13:30 Обід на 25 осіб
4. Кава-брейк на 25 осіб з 14.15 до 14.45

09 вересня, 10 вересня, 16 вересня, 17 вересня, 23 вересня, 24 вересня, 30 вересня, 01 жовтня, 07 жовтня, 08 жовтня, 14 жовтня, 15 жовтня, 28 жовтня, 29 жовтня:
1. 09:00-17:00 Оренда просторої конференц-зали для проведення заняття на 25 осіб (з можливістю учасникам працювати в групах та вільно переміщатися). Розсадка людей “класна кімната”, з можливістю додавати та прибирати столи для занять. Зала обладнана проектором та екраном, колонками, мікрофоном, фліпчартом та комплектующими. Вода в пляшках негазована 0,5 л - 50 шт, але краще надати кулер з негазованою водою у вільному доступі біля приміщення, де будуть проходити навчання (наповнення кулеру питною водою покладається на підрядника).
2. 11:30-12:00 Кава-брейк на 25 осіб
3. 13:30-14:30 Обід на 25 осіб
4. 15:15-15:45 Кава-брейк на 25 осіб

15 вересня:
1. 17:00-17:30 Велком дрінк (2 келихи безалкогольного напою лимонад/кола/спрайт/сік на 1 людину) на 70-80 осіб.
2. 17.00-20.00 Оренда просторої конференц-зали для проведення заходу з мережування учасників на 70-80 осіб (з можливістю вільно переміщатися). З високими фуршетними столами. Зала обладнана проектором та екраном, колонками, мікрофоном. З можливістю встановити та підключити діджейське обладнення з можливістю підключення до нього колонок. Вода в пляшках негазована 0,5 л - 50 шт, але краще надати кулер з негазованою водою у вільному доступі (наповнення кулеру питною водою покладається на підрядника).
3. 19:00-20:00 Фуршет на 70-80 осіб

Оплата буде здійснюватися за безготівковим розрахунком, частковою попередньою оплатою на юридичну особу або фізичну-особу підприємця.

Просимо надати пропозицію, яка включатиме:

  • фото і опис конференц-зал: розмір, кількість місць для сидіння, наявність меблів (столи, стільці, стойка для мікрофону) та можливість їх переміщення;
  • інформацію про оренду, встановлення і обслуговування протягом заходу переліченої апаратури та засобів технічного забезпечення;
  • меню харчування для обідів, фуршету та кава-брейків (просимо запропонувати 1 варіант меню або кілька варіантів однакової загальної вартості харчування та включити цю вартість у Вашу пропозицію);
  • цінову пропозицію, яка включатиме всі перелічені послуги;
  • умови оплати (відсоток попередньої оплати та післяплати);
  • реєстраційні документи Вашої організації (виписка, витяг).

Просимо надати Вашу пропозицію у вигляді чіткої загальної ціни за вищевказані послуги на адресу [email protected] не пізніше 16.08.2023р (включно).

Рішення щодо результатів тендеру буде прийняте протягом п’яти робочих днів після завершення збору пропозицій, тож просимо зберігати Вашу пропозицію чинною протягом цього терміну.

У разі виникнення питань щодо тендерної процедури Ви можете звернутися до Анни Усової [email protected] 063 182 62 13

Щодо деталей проведення заходів просимо звертатися до Кристини Лізогубової [email protected] 063 994 60 70

Пропозиції до тендеру приймаються виключно на адресу [email protected]

Дякуємо Вам за співробітництво!
З повагою,
Президент
Олександр Галкін